Có bao giờ bạn tự đặt ra cho mình câu hỏi rằng tại sao ngày lại trôi nhanh đến vậy, mình còn chưa kịp làm xong việc này mà? Nhìn vào người khác đi, họ làm cách nào mà có thể làm nhiều việc trong một ngày như thế? Nếu bạn đang đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên, hãy lấy giấy bút và ghi lại ngay các nguyên tắc vàng trong quản lý thời gian dưới đây để làm chủ thời gian của chính mình.
Quy luật 80/20
Đây là quy luật kinh điển xuất phát từ lĩnh vực kinh tế và áp dụng vào mọi mặt trong cuộc sống. Quy luật này cho rằng: 20% input (đầu vào, nguyên nhân, đóng góp, hành động) tạo ra 80% (kết quả, thành tích, mục tiêu, đầu ra).
Cụ thể trong việc quản lý thời gian, bạn thực sự chỉ dành 20% thời gian tập trung làm việc hiệu quả để đem lại 80% toàn bộ thành quả của bạn. Hãy liệt kê danh sách việc cần làm của bạn và chọn ra 20% công việc quan trọng nhất để hoàn thành trước. Sau khi bạn hoàn tất những công việc đó thì đồng nghĩa bạn đã có thể nhận về 80% thành quả rồi.
Luật bốn lò lửa
Bạn hãy chia cuộc sống của mình thành 4 lò lửa gồm: Gia đình, sức khỏe, công việc và bạn bè. Việc cố đốt cả bốn lò lửa đều cháy là điều bất khả thi. Bạn không thể cùng lúc đáp ứng tất cả mọi thứ. Thay vào đó, trong từng thời điểm hoặc giai đoạn hãy tập trung vào 1-2 lò lửa nhất định.
Ví dụ khi làm việc thì hãy cháy hết mình với lò lửa công việc, tạm gác bạn bè và gia đình sang một bên. Chiều tan ca bạn đến phòng gym thì hãy đốt cháy năng lượng của mình tại phòng tập và để lò lửa gia đình cháy vào buổi tối.
Đầu tư vào một phần khía cạnh của cuộc sống trong một khoảng thời gian phù hợp là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao.
Quy luật Parkinson
Quy luật này cho rằng khi bạn dành thời gian cho một công việc càng dài thì công việc này cũng sẽ tự “dãn ra” để bù lấp cho đủ quãng thời gian đó. Đó là khi bạn có 1 tuần để gửi bài kiểm tra nhưng bạn sẽ làm bài và gửi vào ngày cuối cùng trong tuần đó.
Thế nên bạn cần tự tạo áp lực về thời gian cho mình để việc đó hoàn thành đúng như dự định và những việc bạn cần làm không bị chiếm thời gian của nhau dẫn đến tình trạng “có hôm thì chơi dài, có hôm thì làm bục mặt”.
Chia việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp
Hãy liệt kê và chia các công việc của bạn thành bốn nhóm:
- Nhóm I việc khẩn cấp và quan trọng
- Nhóm II việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Nhóm III việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Nhóm IV việc vừa không quan trọng vừa không khẩn cấp
Để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, hãy tập trung xử lý các việc trong nhóm I trước, lên kế hoạch hoàn thành các việc trong nhóm II, ủy thác công việc trong nhóm III cho người khác làm, và cố gắng loại bỏ hoặc làm các việc trong nhóm IV vào thời gian rảnh rỗi.
Phương pháp Pomodoro
Pomodoro được dịch là “quả cà chua” trong tiếng Ý. Đây là phương pháp cực đơn giản giúp các bạn tập trung hơn trong công việc. Con người chúng ta chỉ có thể duy trì sự tập trung cao độ trong khoảng 25 phút liên tục. Phương pháp này dựa vào đó để thắng định luật Parkinson như sau.
Mỗi lần bạn tập trung làm điều gì đó, hãy tập trung toàn bộ vào công việc đó trong 25 phút. Lúc này mặc dù bạn đang trong chuỗi tập trung và có thể làm việc tiếp được nhưng không nên làm thế. Hãy dừng việc đó lại, dành cho mình 5 phút nghỉ ngơi thư giãn, vận động nhẹ, đầu óc không nghĩ đến công việc đang làm nữa. Sau đó lại tiếp tục quay trở lại tập trung cao độ cho công việc của mình.
Đây có thể coi là một mẹo để bạn tận dụng sự tập trung của mình một cách tối đa. Khối lượng công việc trong 25 phút đó có thể sánh ngang với 1 giờ bạn làm việc bình thường.
Quy tắc 2 phút
Đây là một bí quyết để các bạn tránh khỏi thói quen trì hoãn và tiết kiệm cho các bạn rất nhiều thời gian. Đó là những việc gì nhỏ chỉ chiếm của bạn dưới 2 phút thì hãy làm NGAY LẬP TỨC.
Chúng ta thường coi nhẹ những việc vặt vãnh và thường phớt lờ nó cho đến mức hậu quả là ta quên mất mình cần phải làm gì, lúc nhớ ra muốn làm lại việc đó thì phải mất nhiều thời gian hơn. Nhắc đổ xăng trước khi đi, dặn dò ai đó nhớ cầm chìa khóa, nhắn cô lao công đừng dọn mớ giấy tờ đang làm dở ở trên bàn… Đôi khi những việc nhỏ không được làm đúng lúc có thể xảy ra hậu quả khó lường cho bạn đấy.
Sống cho hiện tại
Có điều này các bạn cần thực sự suy ngẫm, về cách chúng ta đang sống cho điều gì. Người sống mà nhớ nhiều về quá khứ, hoài niệm những sự việc đã qua rồi tiếc nuối nó đến tận bây giờ. Người thì lại viển vông về tương lai, chạy theo mục tiêu xa vời rồi cảm thấy bất mãn vì mãi chẳng chạm được đến nó.
Hãy toàn tâm toàn ý cho hiện tại, nơi bạn đang đứng, thứ bạn đang nhìn. Hiện tại mới là điều bạn hoàn toàn làm chủ, thời gian trôi là cách nói khác của các hiện tại nối tiếp nhau không ngừng. Khi bạn tập trung cho những điều trong hiện tại, thời gian dường như không còn quá quan trọng với bạn nữa vì mỗi giây mỗi phút bạn đều sống và làm việc hết mình rồi.
Hãy trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết và áp dụng linh hoạt vào cuộc sống của bạn. Các nguyên tắc vàng trong quản lý thời gian sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để bạn làm chủ thời gian của mình. Ai cũng có 24 giờ một ngày, không ai hơn bạn dù chỉ một phút, không ai lấy đi của bạn dù chỉ một giây. Nhớ nhé!
Pingback: Quản lý nhân sự hiệu quả khi Work From Home – i-HR Blog