Đồng ý rằng học nhiều, làm nhiều sẽ mang đến cho chúng ta nhiều cơ hội. Tuy nhiên, làm nhiều không phải là con đường duy nhất dẫn đến thành công. Mà đôi khi, làm ít nhưng hiệu quả, chất lượng đem lại năng suất và kết quả tốt hơn. Dưới đây là những điều cần tránh nếu bạn muốn làm việc hiệu quả nhất.
Thay vì tăng số giờ làm việc, hãy tăng chất lượng làm việc
Bạn có bao giờ tự hỏi con số 5 ngày làm việc hay 40 giờ làm một tuần đến từ đâu không? Năm 1926, Henry Ford, người sáng lập Công ty Ford Motor – một trong những công ty sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, đã thực hiện một thực nghiệm với chính nhân viên của mình: Ông giảm số giờ làm việc hàng ngày của nhân viên từ 10 xuống còn 8 và rút ngắn tuần làm việc từ 6 ngày xuống còn 5. Kết quả, ông đã thấy công nhân của mình tăng năng suất hơn.
Theo như một báo cáo từ The Business Roundtable vào năm 1980 với tiêu đề “Scheduled Overtime Effect on Construction Projects”: “Càng làm nhiều giờ thì độ hiệu quả và hiệu suất làm việc của bạn càng giảm, xét về cả ngắn hạn lẫn dài hạn”.
Biết cách từ chối
Theo nguyên tắc 20/80: 20% cố gắng tạo ra 80% kết quả; tuy nhiên 20% kết quả tiêu tốn 80% cố gắng. Thay vì làm việc cực nhọc, chúng ta nên tập trung vào cố gắng để tạo ra phần lớn kết quả, và bỏ qua phần còn lại. Như vậy thì chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng. Để làm được điều này, chúng ta cần bỏ thói quen nhận lời “YES” với những đề nghị không đem lại kết quả hoặc đem lại rất ít kết quả.
Khi nào nên nói “YES”, khi nào nên từ chối “NO” không phải một bài toán dễ. Thường bạn sẽ phải theo dõi công việc của mình một thời gian, đánh giá tính hiệu quả đồng thời lượng công sức bỏ ra cho mỗi đầu việc. Thì dần dần sẽ có thể phán đoán tốt hơn. Nhiều khi từ chối không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với người thân, và do bản thân cảm thấy tội lỗi nếu từ chối. Thường thì không ai muốn làm “bad guy”.
Đừng ôm đồm quá nhiều việc, hãy biết phân chia công việc cho mọi người
Nếu bạn biết cách tập hợp sức mạnh thông qua việc làm nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc. Kết quả của sự cộng tác này đôi khi hiệu quả hơn cả sự mong đợi. Và bạn hiểu được vì sao có những dịch vụ cần nội dung do người dùng tạo ra.
Người dùng hiểu về cái mà họ muốn và họ muốn nó như thế nào nhiều hơn bất kỳ người làm marketing nào. Bạn có biết rằng, theo như Octoly thì video do người dùng tải lên YouTube có lượng view nhiều hơn 10 lần so với video do các công ty brand đăng tải? Khi tìm kiếm thông tin về một nhãn hiệu nào đó, hơn một nửa (51%) người Mỹ tin tưởng vào nội dung do người dùng tạo ra nhiều hơn so với nội dung do chính nhãn hiệu đó đăng tải (16%) hay các trang báo về nhãn hiệu đó (14%). Rất quan trọng cho những người làm marketing mở cửa và tìm kiếm sự giúp đỡ từ tập thể người dùng cho bất kỳ nhãn hiệu nào.
Trở thành một nhà marketing nội dung giỏi không phải nghĩa là bạn tạo ra nội dung hay nhất, mà là biết cách tạo ra cộng đồng người dùng mạnh. Chính họ sẽ là những người tạo ra nội dung với chất lượng tốt chất cho bạn. Hiểu được rằng chúng ta hoàn toàn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết là vô cùng quan trọng.
Nhiều khi, chúng ta sẽ không thể hoàn thành được nếu làm một mình. Chúng ta cần phải có ai đó, một nhóm nào đó giúp chia sẻ công việc để mình có thể tập trung vào những phần quan trọng nhất. Thay vì cố mất thời gian và năng lượng để làm quá nhiều, hay để người khác san sẻ giúp đỡ. Nhiều khi, dù bạn bè có không làm gì giúp mình, nhưng việc họ ở bên cạnh cũng có thể làm tăng sự tích cực và động lực cho bản thân.
Bạn đừng chạy theo chủ nghĩa hoàn hảo
Theo như giáo sư Simon Sherry, nhà nghiên cứu về tâm lý học tại đại học Dalhousie, đã chia sẻ: “Chúng tôi tìm ra rằng chủ nghĩa hoàn hảo ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Giáo sư càng theo chủ nghĩa hoàn hảo, năng suất trong nghiên cứu của người đó càng thấp”. Sau đây là một số vấn đề về người theo chủ nghĩa hoàn hảo: Họ dành nhiều thời gian cho một công việc hơn bình thường Họ trì hoãn và đợi cho tới thời điểm thích hợp nhất.
Trong kinh doanh, nếu thời điểm thuận lợi nhất, cũng có nghĩa là bạn đã trễ. Họ không nhìn ra bức tranh toàn thể, và thường để tâm đến tiểu tiết. Các nhà marketing thường đợi chờ thời điểm hoàn hảo. Và thường thì, họ lỡ mất cơ hội. Thời điểm hoàn hảo nhất chính là NGAY BÂY GIỜ.
Tự động hóa những việc lặp đi lặp lại
Theo như một nghiên cứu bởi Tethys Solutions, một nhóm với 5 người dùng 3%, 20%, 25%, 30% và 70% thời gian của họ cho những công việc lặp đi lặp lại, lần lượt giảm thời gian họ dùng 3%, 10%, 15%, 15% và 10% sau 2 tháng làm việc để tăng hiệu suất. Người ta thường quên rằng thời gian là tiền bạc. Mọi người thường làm công việc thủ công vì nó dễ và không đòi hỏi nghiên cứu.
Việc quản lý 30 bức ảnh trên Instagram cho một chiến dịch rất đơn giản. Tuy nhiên nếu bạn phải quản lý 30,000 bức ảnh và video từ 5 thiết bị khác nhau thì bạn sẽ cần một phần mềm quản lý tài nguyên số này. Nếu bạn không tìm ra một giải pháp nào, hãy thuê một chuyên gia để giúp đỡ. Hãy nhớ rằng, bạn cần bỏ tiền ra để tạo ra nhiều tiền hơn. Và thời gian là tài sản quý giá nhất.
Quyết định dựa vào thực tế chứ không làm việc theo cảm tính
Nếu bạn có thể tối ưu hóa các trang web của mình cho search engine (SEO), bạn cũng có thể tối ưu hóa cuộc sống để phát triển và đạt đến tiềm năng lớn nhất. Có vô số nghiên cứu về việc làm thế nào để tối ưu hóa năng suất làm việc. Ví dụ, bạn có biết rằng người ta dễ bị phân tán nhất từ trưa đến khoảng 4 giờ chiều? Vậy thì những công việc đòi hỏi sự tập trung cao bạn sẽ làm vào buổi sáng và công việc khác ít cần duy trì sự tập trung sẽ làm vào buổi chiều. Tuy nhiên, dù cho bạn không thể tìm ra dữ liệu cho một câu hỏi cụ thể nào đó, bạn vẫn có thể thử làm một thí nghiệm nhỏ cho bản thân rồi đưa ra kết luận.
Dành cho mình những khoảng nghỉ
Nhiều người không nhận ra rằng khi chúng ta quá tập trung vào một thứ gì đó, chúng ta có xu hướng khóa mình lại trong một chiếc hộp và điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất toàn cục. Việc thi thoảng dừng làm việc và có chút thời gian một mình rất tốt cho não và tinh thần, theo như The Power of Lonely. “Một nghiên cứu tại Harvard chỉ ra rằng, con người có trí nhớ tốt hơn và nhớ lâu hơn khi họ nghĩa rằng mình đang làm gì đó một mình. Một nghiên cứu khác chỉ ra, một lượng cô độc phù hợp có thể làm cho con người biết cảm thông hơn. Trong khi cô độc quá lâu có thể ảnh hưởng có hại cho sức khỏe, một lượng phù hợp giúp cho giới trẻ cải thiện tâm trạng và có được kết quả học tập tốt hơn”.
Việc có thời gian để ngẫm nghĩ là rất quan trọng. Chúng ta thường tìm ra giải pháp khi mà không thực sự tìm kiếm giải pháp một cách tích cực. Một điều nữa cần nhấn mạnh rằng, chúng ta không thể làm việc hiệu suất ngay sau một đêm. Như mọi thứ khác trên đời, nó cần cố gắng và luyện tập. Thay đổi không diễn ra chỉ bằng việc ngồi chờ. Thay vào đó, hãy dành thời gian học về cơ thể mình. Đồng thời tìm những hoạt động phù hợp để đánh thức năng lượng cũng như thời gian cho một cuộc sống thành đạt và hạnh phúc hơn.
Trên đây là một vài điều cần tránh nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn ở công ty hoặc ở nhà. Mỗi điều ta tránh được là mỗi nặng nề, cản trở được gỡ bỏ. Bạn sẽ đi nhanh hơn, sống khôn ngoan hơn và thành công hơn. Nếu bạn có thêm những ý kiến thú vị, hãy đóng góp với i-HR nhé!