Từ sớm đến khuya nhưng vẫn cảm thấy công việc không xong và chưa đâu vào đâu. Hãy tìm ngay phương pháp làm việc hiệu quả để cải thiện chất lượng công việc cũng như chất lượng cuộc sống của chính bạn!
Thực hiện việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Tìm ra phương pháp sắp xếp những việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên chính là một trong những khó khăn lớn khi quản lý công việc hiệu quả. Vì khối lượng công việc của chúng ta sẽ ngày càng lớn và phải chăng những công việc đó đều quan trọng, cần thiết hoàn thành gấp. Tuy nhiên, đó không hoàn toàn như bạn nghĩ đâu nhé! Bạn có thể sắp xếp và điều chỉnh thứ tự việc cần làm để đảm bảo mọi đầu việc đều được làm cũng như hoàn thành đúng thời hạn.
Chia công việc theo thứ tự thời gian: ngày, tuần, tháng
Trước hết, bạn hãy lên danh sách những đầu việc lớn tương đương với mục tiêu làm việc của tháng đó, song tiếp tục phân chia nhỏ phần việc cho từng tuần, từng ngày. Hãy lưu ý công việc thực hiện nên sắp xếp từ lớn đến nhỏ, như vậy mới có thể đảm bảo đúng mục tiêu tháng mà bạn đề ra.
Phân biệt tính chất của các công việc: gấp, quan trọng, thường xuyên
Sau khi đã phân chia công việc theo tháng và nhỏ dần theo tuần, theo ngày thì tiếp đến bạn cần quan tâm đến chính chất các công việc đó là mức độ gấp, quan trọng hay thường xuyên của những đầu việc đó.
Trong ngày làm việc, chắc chắn sẽ có không ít vấn đề khác phát sinh, chen ngang kế hoạch công việc trước đó bạn xây dựng nên. Trong trường hợp này, chúng ta hãy sử dụng Ma trận Eisenhower để phân chia đầu việc. Ma trận này được cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower nghiên cứu và giới thiệu. Nói một cách dễ hiểu, ma trận được phân chia thành 4 ô vuông nhỏ, mỗi ô vuông là một mức độ công việc từ không quan trọng đến khẩn cấp.
- P1 – Việc khẩn cấp và quan trọng: Ưu tiên làm sớm nhất có thể. Ví dụ sếp giao gấp việc phải làm xong trong hôm nay.
- P2 – Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện chúng. Ví dụ Thi ielts, đọc sách.
- P3 – Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Sắp xếp công việc cho người khác làm hoặc khéo léo từ chối hay làm nhanh nhất có thể. Ví dụ: Đồng nghiệp nhờ làm hộ việc.
- P4 – Không quan trọng và không khẩn cấp: Có thể làm hoặc không, nên hạn chế. Chẳng hạn: Lướt shopee, xem facebook, chơi game.
Trau dồi kỹ năng để thực hiện mọi việc hiệu quả
Sẽ có nhiều bạn thắc mắc rằng, mặc dù đã áp dụng phương pháp sắp xếp công việc như đã đề cập đến ở trên nhưng vẫn có quá nhiều công việc quan trọng, khẩu cấp phát sinh thì phải làm sao? Vậy lúc này bạn cần học thêm những kỹ năng để có thể thực hiện và giải quyết hiệu quả, khoa học những đầu việc có phần lộn xộn đó. Hãy thử tham khảo ngay phương pháp Ivy Lee để tối ưu hóa công việc một cách đơn giản mà vẫn đạt hiệu suất cao nhất.
- Cuối ngày làm việc, hãy viết ra 6 đầu việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày hôm sau. Chỉ viết 6 việc, không hơn, không kém.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo tầm quan trọng thực sự.
- Ngày hôm sau, bạn hãy thực hiện 6 việc đó theo thứ tự từ đầu đến cuối. Làm xong việc đầu tiên mới chuyển sang việc thứ hai và cứ thế tiếp tục.
- Tuân thủ nguyên tắc này cho đến khi bạn hoàn thành tất cả 6 đầu việc đặt ra. Nếu cuối ngày bạn không hoàn thành cả 6 công việc, chuyển việc chưa làm xong sang danh sách của ngày hôm sau.
- Lặp lại vòng quay như trên hàng ngày.
Việc chỉ giới hạn 6 việc cần thiết nhất trong 1 ngày sẽ giúp bạn không bị xao lãng, và tập trung toàn bộ vào từng công việc ưu tiên trong danh sách.
Sắp xếp thời gian làm việc
Muốn tối ưu công việc và thực hiện hiệu quả, khoa học mọi việc thì vấn đề sắp xếp thời gian cũng rất cần học hỏi. Với 1 ngày 24h, bạn có thể sắp xếp như sau:
Đặt mục tiêu và deadline cho tất cả công việc. Ví dụ như mục tiêu hoàn thành bản kế hoạch trước 10h sáng hay chỉ ăn sáng trong 15 phút. Việc đặt deadline từng công việc sẽ thúc đẩy bạn có ý thức hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả hơn thay vì mất quá nhiều thời gian.
Lựa chọn khung giờ làm việc phù hợp tính chất công việc. Ví dụ: Bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, còn buổi chiều thì không tập trung bằng. Trong trường hợp này bạn có thể lựa chọn công việc phải suy nghĩ nhiều, công việc sáng tạo, nghĩ ý tưởng vào buổi sáng. Đến buổi chiều, bạn dành thời gian làm công việc quan trọng nhưng không cần động não quá nhiều như trả lời email… Bên cạnh đó, đối với việc phải đi ra ngoài bạn nên lựa chọn thời điểm không bị tắc đường để tiết kiệm thời gian.
Nỗ lực hoàn thành công việc
Mỗi người làm việc có một mục tiêu lớn đặt ra để nhất định phải thực hiện và đạt tới. Nhưng có nhiều trường hợp mặc dù làm việc hiệu quả nhưng với mục tiêu chính mình đặt ra lại thấy rất xa vời. Và vì thế, bạn cần vừa làm và vừa tự đánh giá mức độ đạt được mục tiêu. Về vấn đề này, có một phương pháp khá thụ vị được tỷ phú Warren Buffett đưa ra:
Trước hết, bạn hãy liệt kê 25 mục tiêu của bản thân. Đó có thể là mục tiêu cuộc sống, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ mục tiêu gì bạn muốn làm.
Chọn ra 5 mục tiêu quan trọng nhất định phải thực hiện trong khoảng thời gian này.
20 mục tiêu còn lại bạn không chọn sẽ được sếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”. Thay vì cố gắng ôm quá nhiều mục tiêu và ý định không rõ ràng. Bạn chỉ cần tập trung 5 mục tiêu chính và quên 20 mục tiêu phụ kia đi. Làm như vậy bạn sẽ học cách tập trung vào mục tiêu dài hạn thay vì bị phân tán sự chú ý.
Trên đây là những gợi ý về phương pháp làm việc hiệu quả mà nhà i-HR thông tin đến các bạn để cùng tham khảo và thực hiện. Việc học tập theo một phương pháp làm việc tối ưu, khoa học là điều không thể thiếu đối với mọi người. Bất kể bạn là ai, bạn làm gì cũng đừng bỏ qua nhé!