Phương pháp Kaizen – được dịch ra tiếng Anh là “Good change” (sự thay đổi tốt) – một kỹ thuật dựa vào tâm lý để tăng năng suất của người Nhật được giới thiệu ngay sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp lại gần như tất cả mọi thứ bạn làm. Một cách ngắn gọn, Kaizen nghĩa là “một sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ” và cách tư duy này bạn có thể áp dụng mọi lúc, mọi nơi, trong mọi hoàn cảnh.
Phương pháp Kaizen cụ thể là gì?
Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong một quá trình tổ chức nên hướng tới làm điều gì đó tốt hơn.
Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II với nội dung rằng làm những thứ theo cách vẫn thường làm không phải là điều tốt, đặc biệt là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn.
Được truyền cảm hứng bởi những phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc đến từ phương Tây, Kaizen xuất hiện cũng đồng nghĩa với những nỗ lực trên toàn công ty nhằm cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.
Sự cải tiến này có thể được tách thành 6 bước mà bạn có thể tham khảo như sau:
- Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
- Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..
- So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?
- Cải tiến (Innovate): Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.
- Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.
- Lặp lại (Reapeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.
Nghe có vẻ mất thời gian và rối rắm nhưng đây là một phần trong cách tiếp cận mang tính chất tâm lý về công việc hoặc văn hóa doanh nghiệp (hoặc đội nhóm). Nếu tìm kiếm những cách tốt hơn để làm mọi thứ hoặc bạn luôn sẵn sàng thử nghiệm thì đây chỉ là một bước tiến để chính thức hóa quy tắc và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân thủ.
Hiển nhiên, Kaizen không thay đổi những thứ mà bản chất luôn tự thay đối. Đây là một quá trình cải tiến liên tục, thận trọng và những thay đổi không thực sự dành cho bạn những phần thưởng mà bạn không hề tạo ra. Sau cùng, năng suất vừa có lợi vừa có hại.
Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để làm những điều mới và tìm kiếm những công cụ mới hơn là thực sự tập trung làm việc. Hãy nhớ rằng, hệ thống năng suất làm việc tốt nhất là hệ thống mà có thể giúp bạn hoàn thành mọi thứ và những ứng dụng tốt nhất chính là những app mà bạn thực sự sử dụng. Đừng bao giờ quên điều này khi tìm cách tối ưu hóa công việc.
Kaizen và công cụ 5S
5S chính là 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm:
- Seiri (Sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
- Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
- Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ, được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)
- Seiketsu (Săn sóc): Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
- Shitsuke (Sẵn sàng): Được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người tham gia thực hiện 5S.
Lợi ích của phương pháp Kaizen đối với doanh nghiệp
- Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt…
- Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
- Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
- Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
- Xây dựng văn hóa công ty.
Kaizen và nguyên tắc 1 phút
Trong triết lý Kaizen có “nguyên tắc một phút” rất lý tưởng để bạn chữa trị bệnh lười này. Nội dung chính của ý tưởng là một người hãy thực hiện việc gì đó trong vòng một phút vào cùng một thời điểm của mỗi ngày. Tương tự với nguyên tắc một phút, Kaizen cũng đề xuất một số bước đi nhỏ giúp bạn hoàn thiện chính mình, chẳng hạn:
- Mỗi ngày học một 5 từ mới, tách ra thành 1 từ học trong 1 phút ở từng thời điểm khác nhau và cuối ngày sẽ đặt một câu với 5 từ đó.
- Mỗi ngày đọc một trang sách văn học, kinh tế, khoa học…
- Mỗi ngày giảm một điếu thuốc.
- Mỗi ngày dành 1 phút để tập trung vào hơi thở.
- Mỗi ngày dành 1 phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản.
Hãy áp dụng triết lý Kaizen ngay từ bây giờ và chờ đợi những thay đổi tích cực sẽ xảy ra với cuộc đời bạn. i-HR chúc bạn thành công và đừng quên rằng chúng tôi luôn đồng hành cùng các bạn trong tìm kiếm việc làm như mong muốn nhé!