Người ta thường nói những Nhà quản lý “làm việc đúng” trong khi các Nhà lãnh đạo “làm đúng việc”. Nếu đúng như vậy thật, thì khả năng giao việc cho nhân viên hiệu quả – đúng người đúng việc là một trong những kỹ năng lãnh đạo quan trọng nhất.
>> Giải phóng lãnh đạo – Xây dựng doanh nghiệp bài bản, tự động hóa
Sau đây là 7 bước giao việc hiệu quả mà những người lãnh đạo cần biết:
1. Thuyết phục nhân viên nhận việc
Hãy suy nghĩ tường tận và hoạch định xem những gì họ đạt được khi hoàn thành nhiệm vụ – đó là cách chúng ta sẽ thuyết phục người nhân viên của mình.
Xem xét nhiệm vụ mà bạn muốn ủy thác và xác định người phù hợp nhất để giao nhiệm vụ! Đừng chỉ xem xét các kỹ năng, kỹ thuật.
Các vấn đề như sức mạnh của nhân viên, sự phù hợp với tính cách, và khả năng học tập, tiến bộ cũng rất quan trọng để xem xét.
Thật dễ dàng khi giao việc cho nhân viên tài năng nhất của bạn, nhưng họ sẽ nhanh chóng trở nên làm việc quá sức và căng thẳng, trong khi những người khác sẽ cảm thấy không được trọng dụng và đánh giá cao.
2. Kết quả
Sau khi thuyết phục được nhân viên, bạn phải xác định rõ ràng các kết quả cần đạt được.
Để giao việc hiệu quả, hãy vẽ cho họ bức tranh về dự án khi đã thực hiện thành công, nó sẽ trông thế nào, sẽ có hương vị giống như thế nào? Và mọi người chiến thắng như thế nào.
Cung cấp một lời giải thích chi tiết về những gì liên quan. Hãy chắc chắn rằng lời giải thích của bạn mô tả rõ ràng kết quả sẽ như thế nào. Giải thích của bạn cũng nên bao gồm ước tính khoảng thời gian cần thiết và ai sẽ là người liên quan, hỗ trợ.
Nếu một người khác được phân công để được hướng dẫn, hãy đảm bảo người đó được biết tới cuộc trò chuyện.
Yêu cầu nhân viên của bạn mô tả lại công việc được giao, nhắc lại các kết quả cần có để đảm bảo cả hai bạn cùng hiểu đúng về vấn đề đang trao đổi.
3. Đặt ra giới hạn khi giao việc cho nhân viên
Bước thứ ba trong quy trình giao việc cho nhân viên hiệu quả là bạn phải xác định rõ ràng các phạm vi hoạt động giới hạn của họ khi mang dự án về nhà.
Chẳng hạn như bạn có thể chi tối đa một khoản tiền X: “Bạn có toàn quyền chi tổng số tiền đó và bạn có chi bất cứ khoản nào lên đến B. Nếu nó vượt quá khoản B, bạn đến gặp tôi bởi tôi muốn cùng thỏa thuận về khoản chi đó với bạn. Từ 0 đến B, bất cứ khoản tiền nào cần đầu tư, bạn hoàn toàn có thể tự quyết. Nhưng tổng số tiền không thể vượt quá X, v.v…”
4. Tiêu chuẩn
Tiếp theo, bạn phải xác định rõ ràng các quy tắc và giới hạn, chắc chắn họ hiểu rõ chúng. Bạn cũng cần thảo luận với người bạn sẽ ủy nhiệm về những tiêu chuẩn thực thi, các điều kiện nghiệm thu dự án.
5. Tín nhiệm
Mặc dù bạn có thể có một phương pháp tuyệt vời để hoàn thành công việc, nhưng điều đó không có nghĩa đó là cách duy nhất. Phương pháp của bạn có thể không thực sự tốt theo cách người khác nghĩ.
Bắt nhân viên làm ngay theo kế hoạch, giải pháp mà bạn nghĩ rằng đúng tức là bạn đang đẩy nhân viên của bạn vào thế bị động, họ có thể cảm thấy thất vọng và bối rối.
Cung cấp cho nhân viên thời gian để tự tạo ra kế hoạch, quy trình hoặc phương pháp riêng của mình nếu có thể.
Theo thời gian, nhân viên sẽ có thể tinh chỉnh nó và làm cho quá trình hiệu quả hơn.
6. Thảo luận
Hãy đưa ra những ý kiến, gợi ý hữu ích và động não suy nghĩ cùng với nhân viên của bạn. Cả bạn và nhân viên sẽ “thả phanh” để bộ não của đôi bên được tự do phát triển trong giây lát.
Hãy ghi nhớ điều này, hỡi các vị quản lý: khi các vị tuyển dụng và thuê một người vào làm việc trong nhóm, các bạn đang mướn không chỉ là đôi tay, đôi chân của họ. Bạn còn đang dùng “bộ óc” của họ nữa.
Nếu chúng ta ngừng nói và bắt đầu hỏi này hỏi nọ, chúng ta có thể khơi dậy, phát triển kiến thức, khả năng của nhân viên.
7. Theo dõi tiến trình sau khi giao việc cho nhân viên
Cuối cùng, bạn cần bám sát dự án, theo đuổi nó đến cùng. Kiểm tra những điều bạn kỳ vọng.
Cho dù nhiệm vụ đã được hoàn thành hoàn hảo hay không, hãy tìm ra chỗ để phản hồi, đưa ra những ghi nhận trung thực của bạn với nhân viên, dù đó là điều tích cực hay tiêu cực.
Nếu đó là điều tích cực, nhân viên sẽ cảm thấy hứng khởi. Điều này sẽ giữ cho nhân viên của bạn có động lực để tiếp tục xử lý nhiệm vụ mới, giúp bạn thực hiện các trách nhiệm khác trong tương lai.
Còn nếu đó là điều tiêu cực, nó cũng cho phép nhân viên nhìn nhận chính xác hơn những gì họ đang làm để có thể thay đổi cho hiệu quả hơn.